Panoramica
La Gestione Documenti è il punto centrale per visualizzare e gestire tutti i documenti caricati nel sistema. Da qui puoi vedere in un'unica vista i documenti dell'azienda e di tutti gli operatori, filtrarli per categoria, stato di scadenza o proprietario, caricare nuovi documenti e monitorare le scadenze. Questa pagina ti dà il controllo completo sulla documentazione della tua azienda, permettendoti di individuare rapidamente documenti scaduti o in scadenza e garantire la conformità di tutti gli operatori.
Funzionalità Principali
Vista Centralizzata
Tutti i documenti dell'azienda e degli operatori in un'unica tabella, con tutte le informazioni rilevanti
Filtri Avanzati
Filtra per proprietario (azienda o operatore specifico), categoria, stato scadenza e ricerca testuale
Monitoraggio Scadenze
Visualizza lo stato di ogni documento: valido, in scadenza (entro 30 giorni), scaduto o senza scadenza
Caricamento Flessibile
Carica documenti per l'azienda o direttamente per un operatore specifico
Link Rapidi
Clicca sul nome di un operatore per andare direttamente al suo profilo completo
Anteprima Documenti
Visualizza i documenti in una nuova scheda con un click
Prerequisiti
- Account con ruolo Amministratore (admin)
- Almeno una categoria creata (per poter caricare documenti)
- Per caricare documenti a operatori, gli operatori devono esistere nel sistema
Interfaccia Utente
Header Pagina
Intestazione con titolo, contatore documenti e pulsante carica
Titolo della sezione
Mostra quanti documenti sono visualizzati rispetto al totale (considerando i filtri)
Apre il modal per caricare un nuovo documento
Barra Filtri
Sezione con tutti i filtri disponibili per cercare documenti
Ricerca testuale per nome documento, descrizione o nome operatore
Dropdown per filtrare per proprietario: 'Tutti', 'Azienda', o un operatore specifico
Dropdown per filtrare per categoria documento
Dropdown per filtrare per stato: 'Tutte', 'Scaduti', 'In Scadenza (30 giorni)', 'Validi', 'Senza Scadenza'
Pulsante X per rimuovere tutti i filtri attivi
Tabella Documenti
Tabella con tutti i documenti e relative informazioni
Nome file e descrizione (se presente)
Badge colorato con il nome della categoria
'Azienda' oppure nome operatore (cliccabile per andare al profilo)
Data di scadenza in formato DD/MM/YYYY o 'Nessuna scadenza'
Badge con stato: Valido (verde), In scadenza con giorni (arancione), Scaduto (rosso), Senza scadenza (grigio)
Dimensione del file (KB, MB)
Data in cui il documento è stato caricato
Pulsanti per visualizzare, modificare ed eliminare
Azioni per Riga
Pulsanti disponibili per ogni documento nella tabella
Apre il documento in una nuova scheda (sempre disponibile)
Modifica categoria, descrizione e data scadenza (solo documenti azienda)
Elimina il documento (solo documenti azienda)
Modal Carica Documento
Finestra modale per caricare un nuovo documento
Selettore file per scegliere il documento da caricare
Scelta tra 'Azienda (me stesso)' o 'Operatore'
Dropdown per selezionare l'operatore (visibile solo se 'Operatore' è selezionato)
Selezione della categoria del documento
Descrizione opzionale del documento
Data di scadenza opzionale per monitoraggio e notifiche
Stato Vuoto
Messaggio quando non ci sono documenti
Icona decorativa
Messaggio che cambia in base ai filtri attivi
Guida Passo-Passo
Accedi alla Gestione Documenti
Dalla sidebar, clicca su 'Gestione documenti'. Vedrai la tabella con tutti i documenti caricati nel sistema.
Panoramica della Tabella
La tabella mostra tutti i documenti con: nome file, categoria (badge colorato), proprietario, data scadenza, stato, dimensione e data caricamento.
Usa i Filtri per Trovare Documenti
Usa i filtri in alto per restringere la ricerca: cerca per nome, filtra per operatore, categoria o stato scadenza.
Carica un Nuovo Documento
Clicca 'Carica Documento' per aprire il modal. Seleziona il file, scegli se è per l'azienda o un operatore, assegna categoria e opzionalmente data scadenza.
Scegli il Destinatario
Nel modal, scegli 'Azienda (me stesso)' per documenti aziendali, oppure 'Operatore' e seleziona l'operatore dal dropdown.
Imposta la Data Scadenza
Se il documento ha una scadenza (attestato, visita medica, ecc.), imposta la data. Il sistema ti avviserà quando si avvicina la scadenza.
Visualizza un Documento
Clicca sull'icona link esterno nella colonna Azioni per aprire il documento in una nuova scheda.
Modifica o Elimina Documenti Aziendali
I documenti dell'azienda possono essere modificati (icona matita) o eliminati (icona cestino). I documenti degli operatori si gestiscono dal loro profilo.
Vai al Profilo Operatore
Cliccando sul nome di un operatore nella colonna 'Proprietario', verrai portato direttamente al suo profilo dove puoi gestire i suoi documenti.
Casi d'Uso
Trovare Tutti i Documenti Scaduti
L'admin vuole identificare tutti i documenti scaduti da rinnovare
- Accedere alla Gestione Documenti
- Nel filtro 'Scadenza', selezionare 'Scaduti'
- La tabella mostra solo i documenti scaduti (righe rosse)
- Per ogni documento, contattare il proprietario per il rinnovo
- Oppure caricare direttamente il documento aggiornato
Caricare un Documento per un Operatore
L'admin ha ricevuto un attestato di sicurezza di un operatore e deve caricarlo
- Accedere alla Gestione Documenti
- Cliccare 'Carica Documento'
- Selezionare il file PDF dell'attestato
- In 'Carica per', selezionare 'Operatore'
- Selezionare l'operatore dal dropdown
- Selezionare la categoria 'Attestati Sicurezza'
- Impostare la data di scadenza dell'attestato
- Cliccare 'Carica'
Verificare Documenti per Categoria
L'admin vuole controllare chi ha (e chi non ha) documenti in una categoria specifica
- Accedere alla Gestione Documenti
- Nel filtro 'Categoria', selezionare la categoria desiderata (es: 'Visite Mediche')
- La tabella mostra solo i documenti di quella categoria
- Controllare quali operatori hanno documenti validi
- Confrontare con la lista operatori per identificare chi manca
Gestire Documenti in Scadenza
L'admin vuole preparare i rinnovi dei documenti che scadranno presto
- Accedere alla Gestione Documenti
- Nel filtro 'Scadenza', selezionare 'In Scadenza (30 giorni)'
- La tabella mostra i documenti che scadranno entro 30 giorni (righe arancioni)
- Verificare lo stato 'Scade tra N giorni' per ogni documento
- Contattare gli operatori interessati per organizzare i rinnovi
Cercare un Documento Specifico
L'admin cerca un documento specifico ma non ricorda chi lo possiede
- Accedere alla Gestione Documenti
- Nel campo 'Cerca', digitare parte del nome file o descrizione
- La tabella si filtra mostrando i risultati corrispondenti
- Identificare il documento e il suo proprietario
Risoluzione Problemi
Non riesco a caricare documenti - appare un messaggio di errore
Possibili cause:
- Non esistono categorie nel sistema
Soluzioni:
Crea almeno una categoria
- Vai in 'Gestione categorie' dalla sidebar
- Clicca 'Nuova Categoria'
- Crea la categoria necessaria (es: 'Documenti Generali')
- Torna in Gestione Documenti
- Ora puoi caricare documenti
Non vedo i pulsanti modifica/elimina per alcuni documenti
Possibili cause:
- Sono documenti degli operatori, non dell'azienda
Soluzioni:
Gestisci dal profilo operatore
- I documenti degli operatori si gestiscono dal loro profilo
- Clicca sul nome dell'operatore nella colonna 'Proprietario'
- Verrai portato al profilo dell'operatore
- Da lì puoi modificare o eliminare i suoi documenti
Il dropdown operatori è vuoto quando provo a caricare per operatore
Possibili cause:
- Non ci sono operatori nel sistema
Soluzioni:
Crea prima gli operatori
- Vai in 'Gestione operatori' dalla sidebar
- Crea gli operatori necessari
- Torna in Gestione Documenti
- Ora gli operatori appariranno nel dropdown
Carica per azienda
- Se non hai ancora operatori
- Seleziona 'Azienda (me stesso)' come destinatario
- Potrai riassegnare il documento in seguito se necessario
Lo stato di scadenza sembra sbagliato
Possibili cause:
- La data di scadenza potrebbe essere stata inserita erroneamente
- Fuso orario
Soluzioni:
Verifica la data di scadenza
- Controlla la colonna 'Data Scadenza' del documento
- Se la data è sbagliata, modifica il documento
- Imposta la data corretta
Con i filtri attivi non vedo nessun documento
Possibili cause:
- I filtri sono troppo restrittivi
- Non esistono documenti che soddisfano i criteri
Soluzioni:
Resetta i filtri
- Clicca il pulsante 'Reset' (X) accanto ai filtri
- Tutti i filtri verranno rimossi
- Vedrai nuovamente tutti i documenti
Riduci i filtri
- Rimuovi uno dei filtri attivi
- Verifica quali documenti appaiono
- Affina gradualmente la ricerca
Domande Frequenti
I documenti 'Azienda' sono documenti generali della tua azienda (es: DURC, visura camerale, polizze). I documenti 'Operatore' sono personali di ogni lavoratore (es: documento identità, attestati sicurezza, visite mediche). Durante la verifica accesso cantiere, vengono controllati solo i documenti dell'operatore.
Per sicurezza, i documenti degli operatori si gestiscono dal loro profilo individuale. Clicca sul nome dell'operatore per andare al suo profilo e da lì potrai modificare o eliminare i suoi documenti.
Indica documenti la cui data di scadenza è entro i prossimi 30 giorni. Questi documenti sono ancora validi ma scadranno presto. È il momento giusto per organizzare il rinnovo.
I documenti senza data di scadenza vengono considerati sempre validi. Non bloccheranno l'accesso ai cantieri. Usa questa opzione per documenti che non scadono (es: diploma, documento d'identità permanente).
Hai due opzioni: 1) Elimina il vecchio documento e caricane uno nuovo. 2) Modifica il documento esistente cambiando la data di scadenza (se è solo un rinnovo della stessa certificazione). Per documenti operatori, vai al loro profilo.
No, attualmente devi caricare un documento alla volta. Per ogni documento devi specificare categoria e eventuale data scadenza.
Il sistema accetta tutti i tipi di file, ma i più comuni sono: PDF, JPG, PNG per documenti scansionati. È consigliato usare PDF per documenti ufficiali.
La ricerca cerca nel nome del file, nella descrizione e nel nome dell'operatore. Digita parte del testo che cerchi e la tabella si filtrerà automaticamente.
Sì, la colonna 'Data Caricamento' mostra la data in cui il documento è stato caricato nel sistema.
Da questa pagina puoi filtrare per operatore e vedere i suoi documenti. Per una verifica completa rispetto ai requisiti del cantiere, vai alle impostazioni del cantiere o usa lo Scanner QR.
Sicurezza
Funzionalità di Sicurezza
Isolamento Documenti
Ogni admin vede solo i documenti della propria azienda e dei propri operatori
Protezione Documenti Operatori
I documenti degli operatori non possono essere modificati/eliminati direttamente dalla tabella, ma solo dal profilo dell'operatore
Tracciamento Scadenze
Il sistema monitora automaticamente le scadenze e evidenzia i documenti scaduti o in scadenza
Conferma Eliminazione
L'eliminazione di un documento richiede conferma esplicita
Audit Caricamenti
Ogni documento traccia la data di caricamento per verifiche successive
Raccomandazioni
- Imposta sempre una data di scadenza per documenti che scadono (attestati, visite mediche)
- Controlla regolarmente i documenti con filtro 'In Scadenza' per pianificare i rinnovi
- Usa descrizioni chiare per identificare rapidamente i documenti
- Organizza i documenti in categorie appropriate per una gestione efficiente
- Prima di eliminare documenti, verifica che non siano più necessari